Accordo sul trattamento dei dati dei pazienti

1. Oggetto, natura e durata

Il Responsabile tratta i dati dei pazienti del Titolare solo per fornire le funzioni di Fuoriseduta: conservazione, organizzazione, consultazione, invio di comunicazioni scelte dal Titolare, generazione di documenti e file, cancellazione. Il trattamento dura quanto il contratto e termina con la cancellazione dei dati prevista al punto 9.

2. Categorie di dati e di interessati

• Interessati: pazienti del Titolare e, se presenti, i loro familiari o le persone a cui è intestata la fattura (ad esempio un genitore).
• Dati comuni: anagrafica, codice fiscale, recapiti, dati di fatturazione e pagamento (senza i dati completi delle carte, gestiti solo da Stripe).
• Categorie particolari (art. 9 GDPR): dati relativi alla salute, come appuntamenti, tipo di prestazione, consensi, documenti caricati e note cliniche.

3. Istruzioni del Titolare

Il Responsabile tratta i dati solo su istruzione documentata del Titolare, che coincide con l'uso delle funzioni dell'app e con le richieste inviate all'assistenza. Se ritiene che un'istruzione violi la normativa, ne informa subito il Titolare. Non usa i dati dei pazienti per finalità proprie: niente pubblicità, profilazione, vendita o addestramento di modelli di intelligenza artificiale.

4. Riservatezza

Le persone autorizzate dal Responsabile sono vincolate alla riservatezza e accedono ai dati solo quando necessario, ad esempio per risolvere un problema segnalato dal Titolare. Le note cliniche e i documenti sono cifrati e non sono consultati dal personale.

5. Misure di sicurezza (art. 32 GDPR)

• Server e backup nell'Unione Europea; connessioni sempre cifrate (TLS).
• Note cliniche e documenti cifrati con AES-256-GCM prima di essere salvati.
• Separazione dei dati per studio: ogni operazione è limitata ai dati del Professionista autenticato.
• Password conservate con hash bcrypt, link di accesso monouso, limiti ai tentativi, conferma dell'indirizzo email.
• Registro delle operazioni sensibili; backup giornalieri del database (le note cliniche restano cifrate anche nei backup), con rotazione a 30 giorni.
• Pseudonimizzazione verso l'assistente AI: riceve i pazienti solo come codici anonimi, senza email, telefoni, note o documenti.
• Aggiornamenti di sicurezza regolari e revisione periodica del codice.

Le misure sono descritte anche nella pagina Sicurezza dei dati e possono essere migliorate nel tempo senza ridurre il livello di protezione.

6. Sub-responsabili

Il Titolare autorizza in via generale il ricorso ai seguenti sub-responsabili, vincolati agli stessi obblighi di protezione:

Il Responsabile comunica per email al Titolare l'aggiunta o la sostituzione di un sub-responsabile con almeno 30 giorni di anticipo; il Titolare può opporsi per motivi legati alla protezione dei dati e, se non si trova una soluzione, recedere senza costi.

Servizi scelti dal Titolare. Restano fuori da questo accordo i servizi che il Titolare decide di usare con i propri account: il conto Stripe collegato per i pagamenti con carta (Stripe agisce in base al proprio contratto con il Titolare), WhatsApp per i messaggi inviati dal proprio telefono, il servizio di videochiamata. Il link di videochiamata predefinito usa Jitsi Meet (meet.jit.si, gestito da 8x8 Inc.); il Titolare può indicare nelle impostazioni un proprio servizio di videochiamata.

7. Trasferimenti fuori dall'Unione Europea

I dati dei pazienti sono conservati nell'Unione Europea. L'unico trasferimento previsto è verso il fornitore dell'assistente AI, solo per i dati pseudonimizzati necessari a rispondere alle domande del Titolare e con le garanzie degli artt. 45-46 GDPR. Il Titolare può non usare l'assistente.

8. Assistenza al Titolare e violazioni

• Il Responsabile aiuta il Titolare a rispondere alle richieste dei pazienti (accesso, rettifica, cancellazione, portabilità), anche con le funzioni di esportazione dell'app, e a svolgere eventuali valutazioni d'impatto.
• In caso di violazione dei dati personali, il Responsabile informa il Titolare senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore da quando ne viene a conoscenza, con le informazioni disponibili per permettergli di valutare la notifica al Garante entro 72 ore (art. 33 GDPR).

9. Fine del trattamento

Alla chiusura dell'account il Titolare ha 30 giorni per esportare i dati. Trascorso questo termine, il Responsabile cancella i dati dei pazienti, che spariscono anche dai backup entro i successivi 30 giorni, salvo diversi obblighi di legge. Su richiesta conferma per iscritto l'avvenuta cancellazione.

10. Verifiche

Il Responsabile mette a disposizione del Titolare le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questo accordo e consente verifiche ragionevoli, con un preavviso di almeno 30 giorni, a spese del Titolare e senza compromettere la riservatezza dei dati degli altri clienti.

11. Contatti

Per questioni relative a questo accordo: privacy@fuoriseduta.com · PEC [indirizzo PEC].