Questa guida contiene un modello da copiare, le varianti più comuni e le regole per applicarlo. Come ridurre le assenze con promemoria e conferme è spiegato nella guida alle sedute mancate.
Perché scriverla
Le sedute saltate costano: un'ora che non puoi riassegnare e, spesso, una discussione imbarazzante. Una regola chiara e condivisa prima evita di dover decidere caso per caso e protegge anche la relazione professionale, perché sposta la questione da «una tua scelta» a «un accordo preso insieme all'inizio».
Senza una policy scritta, chiedere il pagamento di una seduta saltata è difficile da sostenere: l'art. 23 del Codice deontologico chiede che il compenso sia pattuito nella fase iniziale, e una regola introdotta dopo la prima assenza non lo è.
Cosa deve contenere
| Elemento | Scelte comuni | Domanda da farti |
|---|---|---|
| Preavviso per disdire senza addebito | 24 o 48 ore | Riesco a riassegnare un orario liberato con meno di un giorno? |
| Come si disdice | Link nel promemoria, messaggio, email | Il canale lascia una traccia con data e ora? |
| Seduta disdetta tardi | Addebito intero o parziale | Quanto pesa per me un'ora vuota? |
| Seduta saltata senza avviso | Addebito intero | Faccio differenza tra disdetta tardiva e assenza? |
| Eccezioni | Malattia improvvisa, emergenze, annullamento da parte del professionista | Chiedo un documento o mi basta la parola? |
| Recupero | Spostamento nella stessa settimana senza addebito | Ho davvero orari liberi per recuperare? |
| Sedute online | Nessun addebito se il problema tecnico è del professionista | Cosa succede se la connessione cade a metà? |
| Pagamento dell'addebito | Con la seduta successiva o con richiesta separata | Come lo chiedo senza farlo in seduta? |
Due regole valgono sempre: il preavviso si conta dall'orario di inizio della seduta e la disdetta deve arrivare su un canale che registra data e ora. «Ti ho chiamato ma non rispondevi» è la discussione che la policy deve evitare.
Modello da adattare
Adatta il testo e consegnalo insieme al consenso informato, così la persona lo legge e lo firma all'inizio del percorso. Per i minori l'accordo lo firma chi esercita la responsabilità genitoriale, come il consenso.
Le varianti più comuni
Non esiste una policy giusta per tutti. Le varianti si combinano tra loro: scegli una riga per ogni colonna.
| Variante | Testo da sostituire nel modello | Quando ha senso |
|---|---|---|
| Preavviso 24 ore | «fino a 24 ore prima» | Agenda piena, orari riassegnabili anche con poco anticipo |
| Preavviso 48 ore | «fino a 48 ore prima» | Sedute lunghe o in orari difficili da riassegnare |
| Addebito intero | «la seduta viene addebitata per intero» | Regola semplice da capire e da applicare |
| Addebito parziale | «viene addebitato il 50% del compenso» | Vuoi distinguere il preavviso breve dall'assenza totale |
| Addebito a scaglioni | «50% se disdici tra 24 e 12 ore prima, 100% dopo» | Solo se riesci a spiegarlo in una frase |
| Prima volta senza addebito | «la prima disdetta tardiva non viene addebitata» | Vuoi una regola più morbida all'inizio |
| Recupero al posto dell'addebito | «se recuperiamo nella stessa settimana non c'è addebito» | Hai orari liberi per recuperare |
Due attenzioni sull'importo. Il compenso pattuito è il riferimento naturale: un addebito superiore al compenso della seduta non ha senso e, verso un consumatore, una penale d'importo manifestamente eccessivo si presume vessatoria (Codice del consumo, art. 33, c. 2, lett. f). L'addebito parziale va scritto in euro o in percentuale, non lasciato a «una parte».
Sedute online: cosa aggiungere
Per le sedute a distanza servono due frasi in più:
Le regole del consenso per le prestazioni a distanza sono nel modello di consenso informato.
Fuoriseduta manda i promemoria, incassa, emette le fatture con ENPAP e bollo e le invia al Sistema TS. Guarda la demo senza registrarti e lascia la tua email per ricevere un avviso all'apertura.
Promemoria e termine di disdetta: devono essere coerenti
La regola pratica: il promemoria arriva prima che scada la disdetta gratuita. Altrimenti la persona scopre di avere un appuntamento quando ormai non può più disdire senza costi, ed è la situazione che genera più contestazioni.
| Policy | Promemoria | Margine per disdire gratis |
|---|---|---|
| Disdetta gratuita fino a 24 ore prima | 48 ore prima | 24 ore |
| Disdetta gratuita fino a 48 ore prima | 72 ore prima | 24 ore |
| Disdetta gratuita fino a 24 ore prima | 24 ore prima o meno | Nessuno: da evitare |
Esempio: seduta giovedì alle 18, policy di 24 ore. Il promemoria parte martedì alle 18; la persona può disdire gratis fino a mercoledì alle 18. Se disdice mercoledì alle 20, è una disdetta tardiva.
Scrivi il termine anche nel testo del promemoria («La disdetta è gratuita fino a mercoledì alle 18»): è il modo più semplice per ricordarlo senza sembrare una minaccia. Per il resto il messaggio resta essenziale, senza dettagli clinici: il principio di minimizzazione dei dati (art. 5 GDPR) vale anche per i promemoria.
Come comunicarla
- Al primo colloquio, a voce e per iscritto. Spiega il perché in una frase («l'orario è riservato a te e non posso riassegnarlo all'ultimo momento») e chiedi se ci sono dubbi.
- Per iscritto, firmata, insieme al consenso informato. Tieni una copia nella scheda della persona.
- In ogni promemoria, con una riga sul termine della disdetta gratuita.
- Prima di applicarla la prima volta, se c'è un dubbio, con un messaggio neutro: «Come da accordo, la seduta di giovedì disdetta oggi viene addebitata».
- Quando cambia, con un avviso scritto e un preavviso ragionevole: la nuova regola vale per le sedute fissate dopo l'avviso.
Come applicarla senza conflitti
- Rendi facile disdire in tempo: un link nel promemoria vale più di dieci raccomandazioni.
- Applicala sempre: le eccezioni continue rendono la regola arbitraria. Se fai un'eccezione, dillo («questa volta non addebito»).
- Separa l'aspetto amministrativo dalla seduta: la richiesta di pagamento arriva per messaggio o email, non durante l'incontro.
- Tieni traccia di disdette e assenze: ti serve per applicare le eccezioni («la prima volta») e per rileggere la policy a fine anno.
- Rileggi la policy ogni anno e aggiorna anche il testo del promemoria.
Se l'assenza si ripete, come affrontarla nel percorso resta una valutazione professionale: la policy serve proprio a non dover trattare ogni volta il lato economico.
E la fattura?
Se addebiti una seduta non svolta, la somma va comunque documentata. Il trattamento fiscale però non è scontato: una seduta saltata non è una prestazione sanitaria eseguita, quindi l'esenzione IVA, l'invio al Sistema TS, la rivalsa ENPAP e la detraibilità per il paziente possono essere diversi da quelli di una seduta normale.
Da verificare con il commercialista: come qualificare l'addebito (compenso per l'orario riservato o penale), quale dicitura usare, se applicare rivalsa ENPAP e bollo e se il documento va inviato al Sistema TS. Le regole per le sedute svolte sono nella guida alla fattura dello psicologo; come stabilire il compenso della seduta è spiegato nella guida alle tariffe dello psicologo.
Cosa dice il Codice deontologico
- Art. 23: il compenso si pattuisce nella fase iniziale del rapporto professionale, è adeguato all'importanza dell'opera e, in ambito clinico, non è condizionato all'esito. Le condizioni per le disdette fanno parte di questo accordo.
- Art. 24: all'inizio del rapporto la persona riceve informazioni adeguate e comprensibili sulla prestazione, sulle sue finalità e modalità.
Per dubbi specifici puoi rivolgerti al tuo Ordine regionale.
Come aiuta Fuoriseduta
In Fuoriseduta imposti nelle regole dello studio quante ore prima parte il promemoria e fino a quando la disdetta è gratuita, e scegli se addebitare le sedute disdette in ritardo. Il promemoria via email ha «Confermo» e «Disdico» e ricorda il termine; su WhatsApp lo invii con un tocco. Se la persona disdice dopo il termine, la seduta viene segnata come disdetta tardiva e, se hai scelto l'addebito, resta tra gli incassi da richiedere, con link di pagamento e solleciti. L'addebito è quello della seduta intera: le varianti parziali le gestisci tu. Puoi provarlo nella demo.
Domande frequenti
Lo psicologo può far pagare una seduta non disdetta?
Sì, se l'addebito è stato concordato prima, meglio per iscritto, ad esempio in un accordo firmato insieme al consenso informato. Una regola introdotta dopo l'assenza è difficile da sostenere.
Quante ore di preavviso chiedere?
Le 24 ore sono la scelta più semplice; le 48 ore hanno senso se ti serve più tempo per riassegnare l'orario. In entrambi i casi il promemoria deve arrivare prima della scadenza.
Meglio l'addebito intero o parziale?
L'addebito intero è più semplice da spiegare; quello parziale (ad esempio il 50%) distingue la disdetta tardiva dall'assenza senza avviso. L'importo non deve superare il compenso della seduta.
Come si fattura una seduta saltata?
Va documentata, ma il trattamento fiscale (IVA, rivalsa ENPAP, Sistema TS, detrazione) può essere diverso da quello di una seduta svolta. Chiedi al tuo commercialista come qualificarla.
Cosa succede se la seduta online salta per problemi di connessione?
Se il problema è tuo, nessun addebito e si recupera. Se è della persona, decidi prima nella policy se riprogrammare senza costi o applicare la regola delle disdette tardive.
Posso cambiare la policy durante il percorso?
Sì, con un avviso scritto e un preavviso ragionevole; la nuova regola vale per le sedute fissate dopo l'avviso. Aggiorna anche il testo del promemoria.
Fonti
Fonti consultate a ottobre 2026.
- Codice deontologico degli psicologi italiani, artt. 23 e 24 – Consiglio Nazionale dell'Ordine degli Psicologi
- Codice del consumo (d.lgs. 206/2005), art. 33 – clausole vessatorie
- Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), art. 5 – minimizzazione dei dati nei promemoria
Fuoriseduta manda i promemoria, incassa, emette le fatture con ENPAP e bollo e le invia al Sistema TS. Guarda la demo senza registrarti e lascia la tua email per ricevere un avviso all'apertura.
Contenuto informativo, aggiornato a ottobre 2026: non sostituisce il parere del tuo commercialista o consulente. Le norme cambiano: controlla sempre le fonti ufficiali indicate.