Quanto costa una seduta mancata
Una seduta saltata senza preavviso è un'ora che non puoi riassegnare. Un calcolo con dati di fantasia:
| Voce | Ipotesi | Valore |
|---|---|---|
| Onorario per seduta | esempio | 70 € |
| Sedute saltate e non addebitate al mese | esempio | 2 |
| Mesi di lavoro | esempio | 11 |
| Sedute perse in un anno | 2 × 11 | 22 |
| Compensi persi in un anno | 22 × 70 € | 1.540 € |
A questo si aggiungono i costi che non spariscono (la stanza, il tempo di preparazione) e, se hai una lista d'attesa, una persona che quell'ora poteva usarla. Per capire quanto pesa una seduta sul tuo obiettivo annuale vedi il metodo nella guida alle tariffe dello psicologo.
Cosa dicono gli studi sui promemoria
La fonte più solida è la revisione Cochrane Mobile phone messaging reminders for attendance at healthcare appointments (Gurol-Urganci e altri, 2013), che ha analizzato 8 studi randomizzati con 6.615 partecipanti:
| Confronto | Risultato | Qualità delle prove |
|---|---|---|
| SMS contro nessun promemoria | Presenza più alta con gli SMS: rapporto di rischio 1,14 (intervallo di confidenza 95%: 1,03-1,26) | Moderata |
| SMS contro telefonata | Effetto simile: rapporto di rischio 0,99 (0,95-1,02) | Moderata |
| SMS più lettera contro sola lettera | Presenza più alta: rapporto di rischio 1,10 (1,02-1,19) | Bassa |
Negli studi inclusi la presenza media è stata del 67,8% senza promemoria, del 78,6% con gli SMS e dell'80,3% con le telefonate. Due avvertenze: gli studi riguardano appuntamenti sanitari in generale, non specificamente la psicoterapia, e sono eterogenei. La revisione non ha trovato dati su effetti indesiderati come la perdita di riservatezza: un motivo in più per scrivere messaggi essenziali.
Quando mandare il promemoria: 24 o 48 ore prima?
La regola pratica: il promemoria deve arrivare prima che scada la disdetta gratuita, così la persona ha ancora il tempo di disdire senza costi e tu di riassegnare l'orario.
| Policy di disdetta | Promemoria consigliato | Perché |
|---|---|---|
| Gratuita fino a 24 ore prima | 48 ore prima | Resta un giorno per disdire e per riassegnare |
| Gratuita fino a 48 ore prima | 72 ore prima | Stesso principio |
| Nessuna policy | 24 ore prima | Serve soprattutto a ricordare |
Un promemoria che arriva quando la disdetta gratuita è già scaduta mette la persona davanti a un addebito che non può più evitare: è la situazione che genera più discussioni.
Quale canale usare: email, WhatsApp o SMS?
| Canale | Pro | Attenzione a |
|---|---|---|
| Gratuita, lascia traccia, adatta a link e allegati | Si legge meno in fretta; può finire nello spam | |
| Letto rapidamente, familiare | Usa un numero professionale; il messaggio può comparire sullo schermo bloccato | |
| SMS | Arriva su qualsiasi telefono | Spesso a pagamento; spazio limitato |
Concorda il canale con la persona al primo colloquio e annotalo nella sua scheda. Indica i canali di contatto anche nell'informativa privacy.
Cosa scrivere nel promemoria
Pochi elementi, nessun dettaglio clinico:
- nome della persona e tuo nome;
- giorno, ora e luogo (studio o online, con il link);
- come confermare o disdire, con un clic;
- il termine della disdetta gratuita.
Testo di esempio da adattare:
Evita parole che rivelano più del necessario se il messaggio comparisse sullo schermo di un telefono condiviso: il principio di minimizzazione dei dati (art. 5 del GDPR) vale anche per i promemoria.
Fuoriseduta manda i promemoria, incassa, emette le fatture con ENPAP e bollo e le invia al Sistema TS. Guarda la demo senza registrarti e lascia la tua email per ricevere un avviso all'apertura.
La conferma attiva: perché chiedere «Confermo»
Un promemoria informa; una richiesta di conferma ti dice qualcosa in più:
- chi conferma probabilmente verrà;
- chi disdice in tempo ti restituisce un orario riassegnabile;
- chi non risponde è la persona da ricontattare.
Una procedura semplice:
- promemoria con «Confermo» e «Disdico» 48 ore prima;
- il giorno prima, un breve messaggio o una telefonata solo a chi non ha risposto;
- nessuna cancellazione automatica della seduta per mancata conferma, a meno che non sia scritto nella policy che la persona ha firmato.
Riassegnare gli orari liberati
Una disdetta arrivata in tempo è un'opportunità solo se sai a chi offrire l'orario:
- tieni una lista d'attesa con chi chiede un primo colloquio e con chi vorrebbe anticipare o aggiungere una seduta, con i giorni in cui è disponibile;
- quando si libera un orario, scrivi a chi è in lista, un messaggio alla volta, con un tempo di risposta (ad esempio 2 ore);
- se usi la prenotazione online, l'orario liberato torna prenotabile da solo.
La policy di disdetta: cosa deve dire
La policy trasforma un'assenza in un accordo già preso. Deve indicare:
| Elemento | Esempio |
|---|---|
| Preavviso per disdire senza costi | 24 ore |
| Come si disdice | Link nel promemoria, messaggio o email |
| Disdetta tardiva | Addebito intero o parziale |
| Assenza senza avviso | Addebito intero |
| Eccezioni | Malattia improvvisa, emergenze, annullamento da parte del professionista |
| Recupero | Spostamento nella stessa settimana senza addebito, se possibile |
Il modello completo da adattare è nella guida alla policy disdette per psicologi. L'art. 23 del Codice deontologico chiede di pattuire il compenso nella fase iniziale del rapporto: anche le regole sulle disdette fanno parte di quell'accordo.
Da verificare con il commercialista: come documentare e fatturare una seduta disdetta tardi o saltata (IVA, Sistema TS, detraibilità per il paziente), perché non è una prestazione sanitaria svolta.
Come comunicare la policy senza tensioni
- Al primo colloquio, a voce e per iscritto, insieme al consenso informato; chiedi se ci sono domande.
- In ogni promemoria, con una riga sul termine della disdetta gratuita.
- Sempre allo stesso modo: se fai un'eccezione, dillo esplicitamente («questa volta non addebito»).
- Fuori dalla seduta: la richiesta di pagamento di una disdetta tardiva arriva per messaggio o email.
- Una volta l'anno rileggi la policy e avvisa per tempo se la cambi.
Se le assenze di una persona si ripetono, la policy evita di dover ridiscutere ogni volta il lato economico; come affrontare il tema nel percorso resta una valutazione professionale.
Come aiuta Fuoriseduta
In Fuoriseduta il promemoria parte da solo via email, con «Confermo» e «Disdico» e, per le sedute online, il link alla videochiamata; su WhatsApp lo invii con un tocco dalla scheda della seduta. Imposti tu quante ore prima mandarlo e fino a quando la disdetta è gratuita: conviene che il promemoria arrivi prima del termine. Se la persona disdice tardi, la seduta viene segnata come disdetta tardiva secondo la tua policy e, se hai scelto di addebitarla, parte la richiesta di pagamento con i solleciti gentili. Quando qualcuno disdice ricevi un avviso e l'orario torna libero anche per la prenotazione online. Puoi provarlo nella demo o confrontare i criteri nella guida su come scegliere un gestionale.
Domande frequenti
Quanto prima mandare il promemoria della seduta?
Prima che scada la disdetta gratuita: con una policy di 24 ore, un promemoria 48 ore prima lascia alla persona il tempo di disdire senza costi e a te quello di riassegnare l'orario.
I promemoria riducono davvero le assenze?
Secondo la revisione Cochrane del 2013 su 8 studi randomizzati in ambito sanitario, i promemoria via SMS aumentano la presenza agli appuntamenti rispetto a nessun promemoria (rapporto di rischio 1,14) e hanno un effetto simile alle telefonate. Gli studi non riguardano specificamente la psicoterapia.
Cosa scrivere in un promemoria per la seduta?
Nome, giorno, ora, luogo o link, come confermare o disdire e il termine della disdetta gratuita. Niente dettagli clinici, anche perché il messaggio può comparire sullo schermo del telefono.
Posso far pagare una seduta saltata?
Sì, se l'addebito è stato concordato prima, meglio per iscritto in una policy firmata al primo colloquio. Come documentarlo e fatturarlo va verificato con il commercialista.
WhatsApp va bene per i promemoria?
Sì, se la persona è d'accordo e usi un numero professionale. Concorda il canale al primo colloquio, indicalo nell'informativa privacy e scrivi messaggi essenziali.
Fonti
Fonti consultate a ottobre 2026.
- Gurol-Urganci I, de Jongh T, Vodopivec-Jamsek V, Atun R, Car J. Mobile phone messaging reminders for attendance at healthcare appointments. Cochrane Database of Systematic Reviews 2013, CD007458
- Codice deontologico degli psicologi italiani, artt. 23 e 24 – CNOP
- Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), art. 5 – minimizzazione dei dati
Fuoriseduta manda i promemoria, incassa, emette le fatture con ENPAP e bollo e le invia al Sistema TS. Guarda la demo senza registrarti e lascia la tua email per ricevere un avviso all'apertura.
Contenuto informativo, aggiornato a ottobre 2026: non sostituisce il parere del tuo commercialista o consulente. Le norme cambiano: controlla sempre le fonti ufficiali indicate.