Gestionale per psicologi: come scegliere quello giusto

Che tipo di strumento ti serve?

Prima di confrontare i singoli programmi conviene capire in quale categoria cercare.

Se oggi usi due o tre strumenti (il calendario del telefono, un foglio Excel, un programma di fatture) e ricopi gli stessi dati più volte, il guadagno di tempo più grande viene di solito dal metterli insieme.

I criteri, uno per uno

1. Fatture corrette senza pensarci

La fattura dello psicologo ha regole proprie e un errore si ripete su centinaia di documenti. Il programma deve:

• calcolare la rivalsa ENPAP del 2% (a ottobre 2026 la riforma che la porterebbe al 4% dal 2027 attende ancora l'approvazione dei Ministeri: il programma deve permettere di cambiarla);
• aggiungere la marca da bollo da 2 euro quando il totale esente supera 77,47 euro, con la scelta di addebitarla al paziente;
• scrivere la dicitura del regime corretta per la data di emissione, compreso il passaggio del forfettario al nuovo Testo unico dal 2027;
• inviare il PDF al paziente senza passare dallo SdI, che per le prestazioni sanitarie alle persone fisiche è vietato;
• gestire numerazione progressiva e note di credito, ripartendo dal numero a cui eri arrivato.

Se lavori anche con aziende, enti o pubblica amministrazione, chiedi se il programma fa la fattura elettronica: è obbligatoria verso quei committenti. Le regole sono nella guida alla fattura elettronica verso aziende, enti e PA; per le fatture ai pazienti vedi bollo, rivalsa ENPAP e dicitura.

2. Sistema Tessera Sanitaria: il programma trasmette o prepara solo i dati?

Dal 2026 l'invio è annuale: le spese pagate nel 2026 vanno trasmesse entro il 1° febbraio 2027 (il 31 gennaio è domenica), e si può inviare anche durante l'anno. La sanzione è di 100 euro per documento omesso, tardivo o errato. Le istruzioni del Sistema TS per i professionisti sanitari prevedono tre strade:

Alcuni gestionali trasmettono direttamente via web service; altri preparano solo i dati, e l'invio va poi completato sul portale (a mano) o da un intermediario. L'invio diretto fa risparmiare più tempo: chiedi sempre quale delle due cose fa il programma. In entrambi i casi verifica che:

• gestisca l'opposizione del paziente (invio senza codice fiscale, non omissione);
• indichi il pagamento tracciato, da cui dipende la detrazione del paziente;
• usi la data di pagamento, non quella della fattura;
• separi la quota del Bonus Psicologo (voce AA) da quella pagata dal paziente (voce SP), se ne hai;
• ti mostri cosa è stato inviato e cosa no, per non mandare due volte lo stesso documento.

Approfondimenti: Sistema Tessera Sanitaria per psicologi e Bonus Psicologo: fattura e Sistema TS.

3. Agenda e promemoria

• Sincronizzazione con i calendari che già usi (Google, iCloud, Outlook), con la possibilità di mostrare solo «Impegno» o le iniziali invece del nome.
• Promemoria con «Confermo» e «Disdico», inviato prima che scada la disdetta gratuita: se la tua policy è di 24 ore, il promemoria a 48 ore lascia il tempo di disdire e di riassegnare l'orario.
• Link alla videochiamata per le sedute online.
• Prenotazione online tra gli orari davvero liberi, se la vuoi.
• Gestione delle disdette tardive coerente con la tua policy disdette.

Chiedi anche quanto costano i promemoria: alcuni canali, come gli SMS, possono avere un costo a parte. Per i tempi e i testi vedi la guida alle sedute mancate.

4. Incassi e solleciti

Chiedersi «chi non ha ancora pagato?» a fine mese è tempo perso. Cerca un programma che:

• mandi una richiesta di pagamento con link (carta, bonifico);
• registri i contanti con un tocco;
• invii i solleciti al posto tuo, con un testo che puoi modificare;
• emetta la fattura quando il pagamento arriva, se è così che lavori.

Il pagamento tracciabile conviene anche al paziente: solo così la spesa è detraibile al 19%.

5. Privacy e sicurezza dei dati sanitari

I dati dei pazienti sono dati relativi alla salute, una delle categorie particolari dell'art. 9 GDPR. Tu sei titolare del trattamento; il fornitore del software che li conserva per tuo conto è responsabile del trattamento e l'art. 28 richiede un contratto o un altro atto giuridico che stabilisca, tra l'altro, istruzioni, riservatezza, misure di sicurezza, sub-responsabili e la cancellazione o restituzione dei dati alla fine del servizio. L'art. 32 cita espressamente la cifratura tra le misure adeguate.

Le domande da fare al fornitore:

Per la cura del paziente il professionista sanitario non ha bisogno del consenso al trattamento dei dati, ma deve dare l'informativa: lo ha chiarito il Garante in un documento del 2019 sui dati sanitari. Il consenso informato alla prestazione è un'altra cosa: vedi il modello di consenso informato.

6. Consensi e documenti

Informativa privacy, consenso informato, consenso per le prestazioni online e per i minori: meglio se il paziente li firma dal telefono e tu li trovi archiviati nella sua scheda, con la data. Chiedi se i modelli sono modificabili: devono riflettere il tuo modo di lavorare, non quello del fornitore.

7. Cambiare senza ricominciare da zero

La migrazione è il momento in cui si perdono più dati. Prima di abbonarti chiedi:

1. quali dati puoi importare (pazienti, sedute future, fatture dell'anno) e da quali formati (Excel, CSV, calendario);
2. se vedi un'anteprima prima di salvare;
3. se puoi riprendere la numerazione delle fatture;
4. come evitare di inviare due volte al Sistema TS le fatture già trasmesse;
5. se ti aiutano a farlo e cosa succede ai mesi già pagati del vecchio abbonamento.

8. Prezzo chiaro

I gestionali verticali usano spesso fasce in base al numero di fatture annue. A ottobre 2026, ad esempio, i listini pubblici di PsicoGest e Fuoriseduta vanno da 39 a 240 euro l'anno IVA esclusa, dalla fascia fino a 100 fatture a quella fino a 2.500 (il dettaglio è nel confronto con PsicoGest). Controlla:

• se tutte le funzioni sono incluse o se ci sono estensioni a pagamento (SMS, solleciti, cartelle cliniche, invii);
• cosa succede se superi la fascia: il programma si blocca, chiede un pacchetto aggiuntivo o continua a fatturare?
• se il prezzo è con o senza IVA e se il rinnovo è automatico;
• se ci sono convenzioni con il tuo Ordine o la tua scuola.

Il costo del software è una spesa professionale; nel forfettario però le spese non si deducono, perché il reddito si calcola con il coefficiente del 78%.

9. Assistenza

Chiedi:

• con quali canali rispondono (email, chat, telefono) e in quali orari;
• in quanto tempo rispondono di solito;
• se chi risponde conosce ENPAP, Sistema TS e Bonus Psicologo;
• se ci sono guide aggiornate quando cambiano le regole, come nel passaggio al Testo unico del 2027.

La checklist da compilare durante la prova

Come fare la prova in un'ora

1. Apri la demo e simula una settimana tipo: tre sedute, una disdetta tardiva, un pagamento in contanti e uno con link.
2. Emetti una fattura sopra 77,47 euro e controlla bollo, ENPAP, dicitura e numerazione.
3. Guarda cosa riceve il paziente: promemoria, richiesta di pagamento, fattura.
4. Verifica come arrivano i dati al Sistema TS e come vedi l'esito.
5. Prova a esportare tutti i dati e apri il file.
6. Scrivi una domanda all'assistenza e annota quanto ci mette a rispondere.

Come aiuta Fuoriseduta

Fuoriseduta emette le fatture in PDF all'incasso con rivalsa ENPAP, bollo e dicitura per data di emissione; invia le fatture al Sistema TS direttamente, con l'esito di ciascuna, opposizione, pagamento tracciato e quota del Bonus Psicologo; manda i promemoria via email con «Confermo» e «Disdico» e su WhatsApp con un tocco; sincronizza l'agenda con Google, iCloud e Outlook. Note cliniche cifrate, server nell'UE, registro degli accessi e accordo art. 28 sono inclusi; l'assistente AI non legge le note cliniche. Non fa la fattura elettronica SdI: se ti serve, tienine conto. C'è una demo senza registrazione e, all'apertura delle iscrizioni, 30 giorni di prova senza carta.

Domande frequenti

Quanto costa un gestionale per psicologi?

Dipende dal numero di fatture annue: a ottobre 2026, ad esempio, i listini pubblici di PsicoGest e Fuoriseduta vanno da 39 a 240 euro l'anno IVA esclusa. Controlla sempre se ci sono estensioni a pagamento e cosa succede quando superi la fascia.

Serve un gestionale se sono in regime forfettario?

Non è obbligatorio, ma fatture, bollo, ENPAP e Sistema TS si ripetono per ogni seduta e un errore costa 100 euro per documento al Sistema TS. Un gestionale riduce il lavoro manuale e gli errori ripetuti.

Meglio un gestionale che invia direttamente al Sistema TS o uno che prepara i dati?

L'invio diretto via web service è più comodo: evita di reinserire i dati sul portale o di passarli al commercialista. Un programma che prepara solo i dati va bene se l'invio lo fa già un intermediario. In ogni caso conta che opposizione, pagamento tracciato e data di pagamento siano gestiti correttamente.

Posso usare Google Calendar con un gestionale?

Sì, se il gestionale si sincronizza: le sedute compaiono nel calendario e gli impegni personali bloccano gli orari. Meglio se nel calendario esterno appaiono solo le iniziali o la parola «Impegno».

Il gestionale deve avere la fattura elettronica?

Per i pazienti no: verso le persone fisiche le prestazioni sanitarie non si fatturano tramite SdI. Serve se lavori anche con aziende, enti o pubblica amministrazione.

Dove devono stare i dati dei pazienti?

Il GDPR non impone server nell'UE, ma fuori dall'Unione il trasferimento richiede garanzie aggiuntive: un fornitore con server nell'UE, dati cifrati e accordo art. 28 semplifica molto le cose.

Fonti

Fonti consultate a ottobre 2026.

• Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), artt. 9, 28 e 32
• Garante privacy – Chiarimenti sul trattamento dei dati relativi alla salute in ambito sanitario (2019)
• Sistema Tessera Sanitaria – Spese sanitarie
• Sistema Tessera Sanitaria – Istruzioni operative per i professionisti sanitari iscritti agli albi
• d.lgs. 81/2025 – Sistema TS annuale e divieto di fattura elettronica per le prestazioni sanitarie
• ENPAP – Relazione sulla riforma previdenziale (aprile 2026)
• PsicoGest – prezzi